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電子報 > 知識管理電子報【第146期】
KM論壇
知識管理與工作流程結合之應用
朱雪莉、謝秉蓉/國立高雄師範大學人力與知識管理研究所
在知識型社會中,知識成為比資本更重要的生產要素,企業不論是被動或主動,皆須面對此典範的移轉,如何有效地進行知識管理,將知識轉換為企業的競爭優勢,對企業而言,是日益迫切的課題(Von Krogh & Roos, 1996)。Davenport(1998)依據知識的特性加以指出,「知識是一種流動性質的綜合體,其中包括:結構化的經驗、價值及經過文學化的資訊,此外,也包含專家獨特的見解,為新經驗的評估、整合與資訊等提供架構。知識起源於智者的思想。在組織中,知識不僅有在文件與儲存系統中,也蘊涵在日常例行工作、過程、執行與規劃當中。」
知識本身通常具有無形而內隱性質,知識的創造與運用主要也都是取決於員工,因此知識管理活動是否能成功,關鍵在於員工是否願意在參與知識管理過程中、積極主動地參與、分享其知識與專業能力(Storey, J., Quintas, P., Taylor, P., & Fowle, W. ,2002)。
連展科技陳鴻儀總經理於2008年接受中國生產力中心訪談時表示:當初推動知識管理不是偶然,市場不斷在變,企業就要有一套方法去應變。若欲加速產品開發,就需要避免錯誤,減少研發時程;要掌握流程的Know How,就應有一套機制進行知識保存與分享;要創造公司價值,就需蒐集並靈活運用企業內外部資訊與同仁的內隱知識經驗,將每位同仁視為有價值的知識工作者;資訊散落各處,就需有效的分類統整、儲存及再應用。雖然很多企業都在倡導要做知識的管理,但有效果的策略流程才是最重要的,意味著能有系統的掌握資訊,有策略的管理知識與創新知識,善用並增強自身的競爭力,才能成為真正的贏家。
Danvanport & Prusak(1998)指出要成功地掌握與移轉知識,除了技術知識特質外,組織文化也是成功的決定關鍵。這正意謂著,有效的知識管理是不能缺乏行為、文化和組織上廣泛的變革。因此,成功的知識管理必須透過組織文化的改造以轉移員工的心智模式,任何一項新管理制度的推展必牽涉到文化的變革,因此若一個組織的文化沒有產生任何改變,形成適合知識管理的文化,則知識管理就無法順利推行(吳淑鈴、溫金豐,2002)。換言之,知識管理的推動是必須受到組織成員的關注與體認的,也就是 Danvanport & Prusak (1998)所宣稱「建立知識友善的組織文化」。
依據知識是否可以文件化、標準化、系統化等原則,可以分為較複雜且無法具體呈現的內隱知識,以及可以將其透過文件、圖像等方式呈現之外顯知識(Nonaka & Konno, 1998)。而知識管理能夠順利將內隱知識外顯化,使彼此互動及交流效率提升,並且順利產生新知識(Nonaka & Takeuchi, 1995)。對此,Nonaka提出知識螺旋,其將內隱知識及外顯知識轉換,提出一個完整過程。如圖1所示。
圖1 知識螺旋(Nonaka & Takeuchi, 1995)
社會化(Socialization)、外部化(Externalization)、結合化(Combination)以及內部化(Internalization)四化的過程,在各流程中知識的產生點,在每一次的討論與轉換當中;每個基礎都支持一個特定的轉換過程,每個基礎都有一個知識創建過程。在不同的過程知識的內化不斷加強。
舉例而言,2014年連展技科技知識管理以部門功能定義為主題,在每個月的例會由各推手提出部門主要工作討論,並嘗試將主要工作流程與知識管理進行結合。以法務智權部的核心工作專利檢索申請(如下表1)為例,透過盤點法務智權部的現行作業及各項的KM活動內容,遂將專利檢索申請轉移至KM系統平台,除改善目前紙本化的專利檢索申請不便之外,亦可留存各項進程之時間,以及各部門簽核回饋之訊息,成為往後了解個案公司各項專利之資料庫,而其主要推動策略在追求物件的再利用。
表1 連展科技專利檢索申請流程與知識管理
在推展過程中,連展科技法務智權部林經理指出,所謂的專利檢索是透過文字來建構專利範圍,而專利的迴避,技巧在於文字方面做排除即可,因此一個專利檢索的個案,用字譴詞就相對的重要了,一個專業的專利檢索人員並沒有制式的衡量標準,端看其所產生的檢索文件,是否足以說服讀者侵權、維權成立與否。在新品推出前必須要進行檢索,才能在開模量產前了解是否適合開模生產;若是必須要進行的生產計畫,也可以透過檢索後的結論,來進行專利迴避、專利維權以及專利佈局;在過程中判斷產品的侵權與否,全靠檢索人員的經驗累積以及對文字的敏銳度。透過將專利檢索申請流程與知識管理的結合,將檢索申請以及檢索分析留存在KM平台中,可以有效的縮短研發、PM新人的學習曲線,並且可以便利的提供需要的同仁指定閱讀,系統內權限的設定,對於保護機密文件的外流有多一層的保護,在其與工作流程結合的過程中,也自然的讓同仁樂意學習與分享。
參考文獻:
1.Von Krogh, G., & Roos, J. (Eds.). (1996). Managing knowledge:
perspectives on cooperation and competition. Sage.
2.Nonaka. I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge creating company:
HowJapanese companies create the dynamics of innovation. NY: Oxford
University press.
3.Davenport, T. H., De, L. W. & Beers, M. C. (1998), “Successful
Knowledge Management.
4.Storey, J., Quintas, P., Taylor, P., & Fowle, W. (2002). Flexible
employment contracts and their implications for product and process
innovation. International journal of human resource management, 13(1), 1-18.
5.Davenport,T.M.& L.,Prusak,Working Knowledge:how organizations
manage what they know,Harvard Business School Press,Boston,1998。
6.吳淑鈴、溫金豐. (2002). 知識管理下的組織文化與人力資源管理措施之研究. 產業
論壇》, 頁, 20-43.