如何透過提對的問題找到對的人

中國生產力中心
林亮萱

    曾看過一篇報導，擁有四十年招募經驗的資深主管格林（Bill Green），在公司雜誌（Inc．）指出，面試官應該先做好以下五種準備：釐清職缺與理想候選人的樣子、先來場二十分鐘的電話面試、問「意料之外」的問題、找個安靜的面試地點、事先擬好面試流程；筆者發現確實有助於辨識面試者和釐清面試官的思緒，針對此五點詳述如下：
 1．釐清職缺與理想候選人的樣子
    若沒事先定義好這個職缺的職責，以及釐清什麼樣的人適合這個職位，公司不太可能找得到真正合適的候選人。所以要先做職能分析、工作說明書等釐清該職務的人才能力與需求。
因此，面試前，面試官必須徹底了解開缺的職位，以及這個位子的員工每天都要從事哪些工作。想想看之前擔任這個職位的員工，哪些特質讓他們成功，或者為什麼公司最後選擇讓他離開。必須先詢問將來管理這位員工的主管，理想的求職者應該擁有哪些技能與經驗。
2．先來場二十分鐘的電話面試
    面試官與主管不一定都必須要「面對面」面試每一位候選人。對忙碌的主管來說，每場面試都會佔掉許多寶貴的時間。可以先問一些較為基礎簡單但卻必須具備此條件的問題，例如，是否擁有相關產業的工作經驗。倘若，應徵者在電話上表現得不夠出色，不妨考慮省略面對面的面試。
3．問「意料之外」的問題
    由於往往較為靈敏的應徵者，大概都知道自己最大的優點與缺點，因此，若面試官詢問他們較為例行性的問題，得到的答案往往都是事先排練過的標準答案，且是避重就輕的回答。因此，需要藉由一些「意料之外」的問題，了解面試者到底是什麼樣的人。
格林表示，他很喜歡讓應徵者談談別人，而不是只說自己的故事，面試官可以問些關於對方前任主管或隊友的事情，這些事前沒有演練過的答案，通常能幫助面試官對應徵者有更進一步的認識。
4．找個安靜的面試地點
    若進行面試的地點吵雜或容易讓人分心，面試官和應徵者鐵定沒辦法好好了解對方。因此，在面試前，務必確保公司具備一間會議室，或是安靜不受打擾的地方，由於環境的干擾往往會打斷談話的流暢度，也會讓應徵者覺得公司缺乏管理和不專業。
5．事先擬好面試流程
    如果面試官沒有事前擬定計畫，容易在面試時犯一些錯誤。例如，有些人會問應徵相同職缺的應徵者不同的問題，事後發現因為缺乏基準，所以無從比較各個候選人的優劣。或者，有些面試官會不停地講話，讓應徵者沒有機會說說自己的事情，等到對方離開，才驚覺自己沒有好好了解應徵者。因此，在進行任何面試前，都應該先擬好計畫，讓每一場面試確實照著流程走。
    我對此篇報導最深刻之處為，格林建議，面試官在面試應徵者時，應該將他們當成一種長期投資，不是思考一年要付對方多少薪水，而是思考五年或十年之間，公司會在他身上投入多少資源。若公司每年會付給這個職缺的員工五萬美元，面試時若以長期來思考，你應該問自己：「坐在我對面的這個人，有沒有五十萬美元的價值？」便能幫助面試官決定該錄取哪一位面試者。
    而筆者本身的經驗，我會詢問面試者以下的問題，也有助於辨識面試者的思緒想法，詳述如下:
Q1：希望在新職務或職位上有什麼不同的發展？
    一般而言，對於職涯規劃有想法的應徵者會回答，他想在新工作中追求哪些事情或完成理想，而不是想從過去的工作中逃避事情。此外，若應徵者談起，他們不喜歡主管或公司的哪一點，可從中了解他的個性是否正向，以及他如何面對逆境或解決問題。
若是想再多了解應徵者的志向、動力高低，以及自省能力，你可以再問：「三年後的你和現在的你，有什麼不同？，有沒有想過2或3年後的你又會變成什麼模樣?」
Q2：會想轉換工作的考量是什麼？ 
    往往面試都會請應徵者談他做過的每一份工作，但，不如請他分享換工作時的思考過程，更能幫助你了解，他是如何做出重大的決定；藉由詢問「你何時離職？為什麼想要離職？」、「你會如何選擇下一家想加入的新公司？」可幫助面試官了解，他想離職或決定面試加入哪家新公司，主要是受到什麼因素驅使？
    譬如，是想追求安穩，或是經濟壓力必須找薪水更高的工作；抑或是想冒險？或是想要發展新技能、技術等，還是想繼續加強現有的技能？或者是想要加強管理能力、擔任主管、或是想回到執行階層，磨練做事的能力？
    在此過程中，面試主管可特別注意應徵者回答問題的方式，藉由觀察他是以敘述的方式，還是單純陳述列出一系列重大的決定，藉此，面試官可判斷他是否能全面性地思考未來？還是只會空口說白話，缺乏規劃與執行力。
Q3：過去和你一起工作的同事或主管，你最欣賞誰？為什麼？ 
    倘若面試官直接問應徵者重視那些工作價值?面試官可能會聽到較表面或修飾過的答案，但若問面試者這個問題，便能幫助面試官了解他的動機，可透過仔細傾聽應徵者的描述，例如，詢問面試者，誰是他最欣賞的人?有何特質，或是為何欣賞的理由原因，上述這些蛛絲馬跡皆能協助面試官，透過面試者描述他欣賞的人之各種特質時，了解到面試者自己期望成為什麼樣的人?或是想加強什麼樣的特質或專長。
Q4：有沒有是你很擅長的工作內容，但你卻再也不想做與此相關的工作？ 
    這項提問能幫助面試官獲得關於應徵者的三個訊息：一、他對自己的了解程度；二、他是否能謙虛地敘述他的強項；三、履歷表上哪些不錯的工作，他已經不想做了？
    詢問此問題有助於了解面試者的意願，為了避免也許剛好你的職缺所需要的其中一項工作恰好是應徵者的強項，但他卻再也不想從事與此相關的工作了，透過問答，藉此掌握這個訊息，能協助面試官判斷此應徵者適合與否。
    人資面試的問答，其實不僅僅是面試人才，來應徵的應徵者也是同時在評量該公司的表現是否如自己所想像，所以面試官也是要做準備，將公司的特點與優點詳盡展現，才能將優秀的人才納入麾下，問對問題是一大關鍵，因，面試者問對問題，才能讓你找到珍貴的璞玉，讓公司的未來增色。



參考資源來源：
給主管的五個面試功課，EMBA雜誌381期 / EMBA雜誌編輯部，2018．05．14
十四個問題，讓面試更深入，EMBA雜誌407期 / EMBA雜誌編輯部，2020．06．30