107知識管理專題競賽－心得分享

 
參賽組別：大專院校組
參賽題目：新創軟體公司之知識管理架構建構研究
指導教授：阮明淑副教授
團隊成員：鄭佳嘉研究生
名次：第一名

心得分享：

世新碩專一下我剛好進入一家新創公司，因為工作關係（專案經理），我必須將專案管理七階段所有文件收集在一個專案資料夾，七階段包含：(1)需求；(2)分析；(3)規劃；(4)開發；(5)測試；(6)上線；(7)結案。在上過阮明淑老師的「知識管理」課後，了解知識不能雜亂無章的收集，必須透過知識盤點，把重要的資料留下來，阮明淑（民96）提到「透過知識盤點，能夠協助組織了解自身產業成功所需要的知識清單，並具以評估哪些知識是被需要的？誰需要？以及如何將知識運用在整個企業知識管理策略的制定上」，因此我開始對「知識管理架構」、「組織管理」與「知識管理、傳遞」感興趣，所以研究Google工具，建立「Google企業雲端資料庫」，設計「知識管理架構」，並依照『專案名稱』分類七階段存放所有必需留下的文件。

在新創公司推動「Google企業雲端資料庫」之「知識管理架構」有成效後，我們開始讓各部門跨領域溝通與知識分享，因此著手根據各部門工作SOP（業務部、專案部、產品部、客服部等），設計各部門「知識管理架構」，讓各部門都可共享文件、共同編輯與設定權限，即使部門領域不同，也能在相同專案下進行溝通與聚焦目標，另外我們也在「知識管理架構」下建立「工作計畫表」，利用每日15分鐘的站立會議，讓跨部門同仁報告進度，也在「知識管理架構」下建構公司產品核心技術，讓跨部門同仁共享隱性知識。

本次「知識管理專題競賽」，是藉由阮老師推薦，讓我們在新創公司所執行的「知識管理架構」得以分享，我們歷經三個月的資料收集、分類、歸檔，並在有限的資源下，利用「Google企業雲端資料庫」工具建立「知識管理架構」，並以問卷調查方式對使用的同仁，進行滿意調查與意見分享，問題包含(1)您認為「Google企業雲端資料庫」對於「知識文件、檔案」之彙整收集與應用的幫助與滿意度程度為何，是否有其他建議？(2)您是否知道「Google企業雲端資料庫」的『檔案、文件』可透過『知識檢索』包括分類、關鍵字、多重條件、全文檢索等功能，其滿意度為何？是否有其他建議？(3)您認為「Google企業雲端資料庫」是否做到包含文件儲存、版本管理、安全性管理，方便員工查找、取用資料，並管控文件安全，其滿意度為何？是否有其他建議…等共33題。

藉由此競賽，除證實理論與學生的實務經驗外，也證實「Google企業雲端資料庫」可建構「知識管理架構」，未來若有其他組織想應用「Google企業雲端資料庫」建立「知識管理架構」，即可參考本團隊的作法，累積公司知識，讓每位同仁都能在「知識管理架構」上獲得共識與合作，讓工作事半功倍。