跨國企業遠距培訓
中國生產力中心
葉泳賢

    本篇以2021年期間，由跨國企業委託遠距培訓之實際案例，來說明企業內訓轉為遠距的關鍵。本次委訓之企業，其工廠分佈包含兩岸、印度、歐洲、美洲等，而本次協助其辦理主管層級之管理相關課程，受訓學員則是兩岸的主管分梯次授課。培訓的規劃則是依照ADDIE職能模型設計，惟非本文重點不多加描述，下列則以培訓前中後來說明。
1．培訓前
    歷經2個多月時間，透過與承辦窗口、企業高階主管、多位學員代表，進行多次視訊會議，反覆驗證與修正培訓方案，同時，因該企業也已經運作多梯次遠距培訓，也依照其需求不斷調整細節。將培訓方案重點整理如下:
（1）培訓時間：每次課程不超過3小時，以免學員產生不適感。
（2）培訓人數：雖然視訊會議平台可同時容納上百人，但課程內設計有分組討論及發表等互動環節，若是人數過多，將導致討論品質不佳，以及佔用過多時間，所以將人數限制在30人以內，培訓成效較佳。因為預計學員人數超過30人，所以拆分成多梯次授課。
（3）培訓方式：考量課程主題、學員屬性，培訓採用講授、分組討論及發表，因為每次僅有3小時課程，需要非常精準掌握時間，以免無法準時結束或是打亂授課節奏，因此時間配比以分鐘為單位，大致上是50分鐘授課、30分鐘討論及發表、10分鐘休息的循環。
（4）培訓成效：遠距培訓的好處，便是可以全程錄影，完整記錄所有學員的表現，最理想化的規劃，是每位學員都能有演練及發表，可以具體呈現出個別學員的學習成效，但因人數及時間的考量，必須以分組的方式進行，為了最大程度達到效果，所以設定3~4人一組，並盡量在分組討論的過程中，每人都安排到工作（例如組長、發表人、紀錄等）。
    除了培訓方案之外，針對其他細節，也進行了大量的討論，包含:
（1）連線平台：如前文所說，市面上有許多平台可以選擇（Google Meeting/Webex/ Microsoft Teams…），本次則配合企業慣用的視訊平台，可以減少學員重新下載及熟悉操作的時間，另外，由哪一方開設會議室，也是需要事前溝通的事項，也會牽涉到當天的視訊操作。
（2）連線配置：依照溝通結果，企業以2組帳號連線（包含承辦及技術人員固定連線，另外人資主管、高階主管則是不定時進入查看），本中心以2組帳號連線（包含承辦人員及講師，實際則又多以1組備用帳號連線）。
（3）連線協作：包含課前的連線測試時段、課程中的操作、以及課程結尾操作，雙方工作人員如何工作分配及互相支援，都要在事前溝通中確認完畢。
    前述所有內容溝通完畢之後，會再安排連線測試時段（並非學員當天的連線測試），以課程當天的實際規格，從頭進行演練，讓企業實際確認視訊的品質、畫面及聲音呈現，以及進行雙方操作排練。
    除了前述準備之外，課程前準備還包含學員通知，以本次培訓為例，則是由企業自行負責，學員通知的內容，包含連線網址、講義電子檔、分組名單、課程報到時間/連線測試時間、平台操作說明等。
2．培訓中
    課程當天流程，依照時間可以簡單區分為連線準備、報到/連線測試、開場、授課、分組討論及發表、休息、收斂、結束連線等流程。以下逐項進行說明：
（1）連線準備：完成設備架設，並完成所有帳號連線，此部分的重點是會議室由哪方開設，若是由企業開設，需要等企業登入帳號後，再增設協同會議主持人（依照平台不同，會有所差異，此部分必須提前確認）。前述完成後，再由我方分享畫面，內容包含學員的報到注意事項及串場音樂。（本次考量後續我方要分享講師的講義，所以報到畫面也一併處理，以避免更換帳號分享）
（2）報到/連線測試：學員於此時段陸續進入，由企業人資負責招呼以及報到（包含掃描報到QRcode、更改顯示名稱、測試開啟鏡頭及麥克風）。若是使用的平台需要點選同意進入會議，承辦人員可協助點選，避免學員等待。
（3）開場：企業先進行開場及大合照（視訊截圖），再由我方進行課程說明（包含簡單的平台功能提醒）。
（4）授課：介紹講師出場後，若是使用的平台有聚焦功能，可以將講師畫面聚焦。講師開始授課後，承辦人員則可以利用此時間，進行會議室分組的設定，同時要注意學員的斷線/重新連線，學員可能因為各種因素斷線（不小心關閉、網路不穩定等），要隨時注意點選同意重新進入會議。
（5）分組討論及發表：進入分組討論前，講師務必要詳細解說討論內容、各項規則及產出內容，因為啟動分組後，學員就會直接進入各組會議室，比較難以再統一說明。此外，建議提前寄發演練表單電子檔，或是在進入分組前，預留30~60秒，讓學員進行下載。討論過程中，則輪流到各組查看討論狀況。討論結束後，平台會自動讓學員返回主會議室，因為中間會有時間差，等人數到齊後，就可以由講師主持分組發表，而發表時則讓學員自行分享畫面。
（6）休息：進入休息前，務必明確告知課程開始時間，建議投影計時器倒數畫面，讓學員能掌握時間。
（7）收斂：如同前文所說，強烈建議講師將幾個重點進行快速複習，可以讓學員加深印象。
（8）結束連線：講師授課結束後，提醒學員不要立刻離開，需要進行滿意度問卷的填寫（掃描QRcode或連結網址），同時進行線上簽退，並提醒繳交分組討論產出及本次作業。
    除了前述流程之外，還有本次系列課程中碰到的突發狀況如下：
（1）企業人資/技術人員暫時離開，原先分組調整及休息倒數等工作，由我方接手處理。
（2）企業誤觸會議關閉，所有人員被退出連線，我方以最快速度重新連線，並確認斷線原因。
（3）因為本次課程，有部分為高階主管，且中國大陸工廠端有部分電腦未配置視訊鏡頭，因此不強制學員全程開啟鏡頭，所以無法隨時確認學員狀態，在分組討論時，有部分學員已離開處理緊急業務，我方盤點剩餘學員是否足以討論，若是人數太少，則重新分配到其他組別。
    另外，因為採取遠距培訓，無法像實體課程一樣，直接觀察學員的反應，來調整課程內容與增加激勵措施，因此企業特別強調培訓的互動性設計，舉例如下：
（1）講師必須全程保持語速、語調、音量的一致性，因為在講授環節，講師是面對鏡頭授課，沒有學員的表情或聲音反饋，未受過訓練的講師，很容易越講越慢或是降低語調及音量。
（2）活用平台的互動工具，目前多數平台都有同步註記、印章、繪圖的功能，講師可以多設計幾個環節來運用，例如學員投票等。
（3）雖然因為時間因素，無法像實體課程，安排較多學員問答時間，但仍可以安排一兩個小問題，抽點學員來簡短回答，可以讓學員保持可能被問到的緊張感，更加集中在課程上。
3．培訓後
    與實體課程的結尾較為不同，實體課程可能收完滿意度問卷及簽退，學員就陸續離開，但因為是遠距培訓，如前所提到，是提供線上滿意度問卷（當然也可考慮課後再寄發問卷），就要預留填答的時間，以防有人填寫時有問題，因此在課程結束後，倒數10分鐘的時間，並提醒學員填答後自行離開，等倒數結束再關閉會議室。至於培訓後的問卷統計分析及結案等作業，與實體課程並無差異。
    在此之前，也已經辦理多次遠距公開課程及直播培訓等活動，比較來說，具體的差異在於因為有雙方共同作業，必須很明確了解雙方的彼此分工，且要有能力互相支援，以防其中一方突然有狀況，另外，就是更加強調課程的互動性，以確保學員能夠積極投入，避免因為遠距課程導致吸收不佳。以上為協助跨國企業辦理遠距培訓的經驗分享，希望能給需要進行遠距培訓的夥伴們一些參考。